المسمى الوظيفي: مدير مكتب التسجيل والدراسة والامتحانات
الرئيس المباشر: مدير عام المعهد
الرئيس الاعلى: مدير عام المعهد
مسمى الوظائف التي يشرف عليها:
- مساعد مدير مكتب التسجيل والدراسة والامتحانات
- رئيس وموظفي قسم التسجيل والقبول
- رئيس وموظفي قسم الدراسة والامتحانات
- رئيس وموظفي قسم شؤون الطلبة
ملخص الوظيفة:
التخطيط والتنظيم والقيادة والرقابة على كافة أنشطة مكتب التسجيل والدراسة والامتحانات بأمثل الطرق وأقل التكاليف بكفاءة وفعالية وضمان تنفيذ اختصاصات المكتب المنصوص عليها في القرارات والقوانين ذات العلاقة .
مهام الوظيفة:
- التخطيط لتنفيذ جميع اختصاصات المكتب الواردة في اللوائح والقوانين ذات العلاقة .
- تنظيم سير العمل بالمكتب وتوزيع المهام على العاملين بالمكتب وفق الوصف الوظيفي المعتمد.
- مراقبة سير العمل بالمكتب والتأكد من تنفيذ كل مسئوليات وواجبات المكتب الواردة في اللوائح والقوانين ذات العلاقة.
- الاشراف على تنفيذ ادلة الاجراءات الخاصة بالمكتب ورفع الاقتراحات بخصوص ادلة الاجراءات وتطويرها .
- الاشراف على وضمان تنفيذ اللوائح والقوانين والنظم ذات العلاقة بالقبول والدراسة والامتحانات .
- الاشراف على وضمان تنفيذ الية القبول وفق اللوائح والقوانين والسياسات ذات العلاقة .
- الاشراف على وضمان تنفيذ الية تجديد القيد وفق اللوائح والقوانين والسياسات ذات العلاقة .
- الاشراف على وضمان حفظ تصنيف وتحديث الملفات العلمية للطلبة .
- الاشراف على وضمان اعداد قواعد البيانات الخاصة بالطلبة المقيدين بالمعهد حسب جنسهم وفصولهم الدراسية وشعب تخصصاتهم واية معلومات اخرى وكذلك الطلبة الخريجين والمتوقع تخرجهم خلال الفصل الدراسي وإعداد دليل المعهد عنهم.
- الاشراف على ومتابعة العملية التعليمية والتدريبية ورفع التقارير عن سيرها واقتراحات تطويرها .
- الاشراف على وضمان التنسيق التام مع لجنة الامتحانات وتوفير كل الظروف اللازمة لها لإتمام عملها .
- الاشراف على اصدار نتائج الامتحانات وتوثيقها بالتنسيق مع لجنة الامتحانات .
- الاشراف على وضمان تحديث منظومة الدراسة والامتحانات الالكترونية وتحديث الجزء المخصص لهذه المنظومة بموقع المعهد الالكتروني بالتنسيق مع مكتب المعلومات والتوثيق .
- الاشراف على وضمان اصدار وثائق التخرج وكشوف الدرجات للطلبة الخريجين واعتمادها .
- المشاركة في وضع الخطط الدراسية ورفع اقتراحات بتطويرها .
- المشاركة في وضع الجداول الدراسية مع التقسيمات التنظيمية ذات العلاقة .
- الاشراف على و متابعة شؤون الطلبة المختلفة وضمان تدليل الصعوبات التي تواجههم .
- الاشراف على تلقي شكاوى الطلبة ومتابعتها وضمان اتخاذ ما يلزم بشأنها بالتنسيق مع التقسيمات التنظيمية ذات العلاقة.
- الاشراف على رصد ومتابعة المخالفات المرصودة من الطلبة واحالتها الي جهة الاختصاص ومتابعة وتنفيذ الاجراءات التأديبية المختلفة
- الاشراف على وضمان تخطيط وتنفيذ مناشط الطلبة العلمية والفكرية والثقافية والرياضية بالتنسيق مع اتخاد طلبة المعهد .
- ضمان التنسيق التام مع اتحاد طلبة المعهد وتوفير الموارد اللازمة له لإداء عمله .
- الاشراف على ومتابعة لوحات الاعلانات الخاصة بالطلبة وضمان تحديثها .
- الاشراف على وضمان شرح اللوائح والقوانين الخاصة بالدراسة ورفع الوعي القانوني بها بين طلبة المعهد .
- تنظيم العلاقات بين المكتب وباقي التقسيمات التنظيمية وآليات التخاطب حسب الهرم الوظيفي.
- حل كافة المشاكل الإدارية للمكتب واتخاذ ما يلزم بشأنها ورفع تقارير عنها الي التقسيمات التنظيمية ذات العلاقة .
- متابعة وتقييم عمل العاملين بالمكتب وتحديد الاحتياجات التدريبية لهم وفق اللوائح والقوانين وادلة الاجراءات ذات العلاقة .
- رفع التقارير الدورية والسنوية لمدير عام المعهد.
- المشاركة في اجتماعات مجلس المعهد و اية اجتماعات او لجان يتطلب تواجده فيها.
- اية اعمال اخرى تسند له وتدخل ضمن طبيعة اختصاصه.
مسئوليات أخرى:
- أي مهام أخرى توكل إليه من قبل مدير عام المعهد ضمن نطاق اختصاصه .
متطلبات إشغال الوظيفة:
- المؤهلات العلمية:
- الحد الأدنى للمؤهل بكالوريوس
- الحد الأعلى للمؤهل ماجستير
- التخصص المطلوب اي تخصص من تخصصات المعهد أو اية تخصص اخر
- الخبرات العملية:
- خبرة لا تقل عن سنة في مواقع إدارية عليا في التعليم العالي .
- القدرات والمهارات المهنية:
- القدرة على وضع الخطط .
- معرفة ممتازة بالقوانين واللوائح الخاصة بالتعليم العالي .
- قدرات إدارية وقيادية وتنظيمية عالية.
- القدرة على اتخاذ القرارات.
- القدرات والمهارات الشخصية:
- قوة الشخصية.
- تحمل ضغط العمل.
- مهارات عالية في الاتصال وفن التفاوض.