المسمى الوظيفي: مدير مكتب الشؤون الادارية والمالية
المكتب : الشؤون الادارية والمالية
الرئيس المباشر: مدير عام المعهد
الرئيس الاعلى: مدير عام المعهد
- مسمى الوظائف التي يشرف عليها:
- مساعد مدير مكتب الشؤون الادارية والمالية
- رئيس وموظفي قسم الشؤون الادارية
- رئيس وموظفي قسم الشؤون المالية
ملخص الوظيفة:
التخطيط والتنظيم والقيادة والرقابة على كافة أنشطة مكتب الشؤون الادارية والمالية بأمثل الطرق وأقل التكاليف بكفاءة وفعالية وضمان تنفيذ اختصاصات المكتب المنصوص عليها في القرارات والقوانين ذات العلاقة .
مهام الوظيفة:
- التخطيط لتنفيذ جميع اختصاصات المكتب الواردة في اللوائح والقوانين ذات العلاقة .
- تنظيم سير العمل بالمكتب وتوزيع المهام على العاملين بالمكتب وفق الوصف الوظيفي المعتمد.
- مراقبة سير العمل بالمكتب والتأكد من تنفيذ كل مسئوليات وواجبات المكتب الواردة في اللوائح والقوانين ذات العلاقة.
- الاشراف على تنفيذ ادلة الاجراءات الخاصة بالمكتب ورفع الاقتراحات بخصوص ادلة الاجراءات وتطويرها .
- الاشراف على وضمان تنفيذ اللوائح والقوانين والنظم الادارية والمالية .
- الاشراف على وتحديث سجل الملاك الوظيفي .
- الاشراف على اجراءات شؤون العاملين توظيف مباشرة عمل وندب واعارة واجازات وتدريب وتطوير … الخ .
- الاشراف على وضمان توفير جميع الموارد المادية والخدمات اللازمة لتسيير العمل بالتقسيمات التنظيمية بالمعهد من ادوات ومواد مختلفة .
- الاشراف على ومتابعة اتجاهات الراي العام والتواصل مع الراي العام عن طريق الوسائل المختلفة والتعريف بالمعهد ونشاطاته .
- الاشراف على اعمال العلاقات العامة واستقبال زوار وضيوف المعهد .
- الاشراف على وضمان توفير بيئة عمل صالحة لأداء المهام بالتقسيمات التنظيمية المختلفة في جو من التعاون بين العاملين
- اقتراح اليات اثبات الحضور والانصراف والاشراف على وضمان تطبيقها .
- الاشراف على وتنظيم حركة اليات المعهد وحسن استغلالها والمحافظة عليها بإجراءات منظمة .
- الاشراف على سفر العاملين بالمعهد من وفود او افراد في مهام رسمية .
- الاشراف على الصرف من الميزانية المعتمدة وفق اللوائح والقوانين المنظمة لذلك .
- اعتماد اذونات الصرف .
- ضمان تطبيق اللوائح والقوانين والنظم المالية واستيفاء الاجراءات المالية لشروط والمستندات المطلوبة .
- الاشراف على وضمان تسديد مرتبات العاملين بالمعهد ومستحقاتهم المالية وفق اللوائح والقوانين المنظمة لذلك .
- الاشراف على وضمان حراسة وتامين مرافق المعهد واستتباب الامن داخلها .
- الاشراف على العاملين بالمكتب واعتماد اجراءاتهم الادارية المختلفة من اجازات وطلبات ونماذج …. الخ .
- متابعة وتقييم عمل العاملين بالمكتب وتحديد الاحتياجات التدريبية لهم وفق اللوائح والقوانين وادلة الاجراءات ذات العلاقة .
- ترأس الاجتماعات الدورية والطارئة في المكتب.
- تنظيم العلاقات بين المكتب وباقي التقسيمات التنظيمية وآليات التخاطب حسب الهرم الوظيفي.
- حل كافة المشاكل الإدارية للمكتب واتخاذ ما يلزم بشأنها ورفع تقارير عنها الي التقسيمات التنظيمية ذات العلاقة .
- رفع التقارير الدورية والسنوية لمدير عام المعهد.
- المشاركة في اجتماعات مجلس المعهد و اية اجتماعات او لجان يتطلب تواجده فيها.
- اية اعمال اخرى تسند له وتدخل ضمن طبيعة اختصاصه.
مسئوليات أخرى:
- أي مهام أخرى توكل إليه من قبل مدير عام المعهد ضمن نطاق اختصاصه .
- المشاركة في الندوات والمؤتمرات ذات الاهتمام بالشئون القانونية.
متطلبات إشغال الوظيفة:
- المؤهلات العلمية:
- الحد الأدنى للمؤهل دبلوم عالي
- الحد الأعلى للمؤهل بكالوريوس او ليسانس
- التخصص المطلوب ادارة أو اية تخصص اخر
- الخبرات العملية:
- خبرة لا تقل عن 2 سنوات في مواقع إدارية في مجال الشؤون الادارية والمالية .
- القدرات والمهارات المهنية:
- القدرة على وضع الخطط .
- معرفة ممتازة بالقوانين الادارية والمالية .
- قدرات إدارية وقيادية وتنظيمية عالية.
- القدرة على اتخاذ القرارات.
- القدرات والمهارات الشخصية:
- قوة الشخصية.
- تحمل ضغط العمل.
- مهارات عالية في الاتصال وفن التفاوض.