المسمى الوظيفي: مدير مكتب الشؤون العلمية
المكتب : الشؤون العلمية
الرئيس المباشر: مدير عام المعهد
الرئيس الاعلى: مدير عام المعهد
مسمى الوظائف التي يشرف عليها:
- مساعد مدير مكتب الشؤون العلمية
- رئيس وموظفي الاقسام العلمية
- رئيس وموظفي قسم الدورة التمهيدية
- اعضاء هيئة التدريس القارين والمتعاونين
- المعيدين
ملخص الوظيفة:
التخطيط والتنظيم والقيادة والرقابة على كافة أنشطة مكتب الشؤون العلمية بأمثل الطرق وأقل التكاليف بكفاءة وفعالية وضمان تنفيذ اختصاصات المكتب المنصوص عليها في القرارات والقوانين ذات العلاقة .
مهام الوظيفة:
- التخطيط لتنفيذ جميع اختصاصات المكتب الواردة في اللوائح والقوانين ذات العلاقة .
- تنظيم سير العمل بالمكتب وتوزيع المهام على العاملين بالمكتب وفق الوصف الوظيفي المعتمد.
- مراقبة سير العمل بالمكتب والتأكد من تنفيذ كل مسئوليات وواجبات المكتب الواردة في اللوائح والقوانين ذات العلاقة.
- الاشراف على تنفيذ ادلة الاجراءات الخاصة بالمكتب ورفع الاقتراحات بخصوص ادلة الاجراءات وتطويرها .
- الاشراف على وضمان تنفيذ اللوائح والقوانين والنظم ذات العلاقة بالقبول والدراسة والامتحانات .
- الاشراف المباشر على كل ما يتعلق بالعملية التعليمية و التدريبية بالمعهد وفقاً للسياسات وادلة الاجراءات ذات العلاقة .
- إبداء الرأي في طلبات قبول أعضاء هيئة التدريس و المعيدون بالأقسام العلمية .
- توزيع المقررات الدراسية بين أعضاء هيئة التدريس بالأقسام و ذلك حسب التقييم الدوري و معدلات الأداء ومعايير الجودة المحلية والدولية .
- إبداء الرأي في طلبات إجازة التفرغ العلمي و المشاركة في المؤتمرات العلمية و الحلقات الدراسية التي يتقدم بها أعضاء هيئة التدريس.
- تقديم مقترحات عن تطوير الاقسام والشعب و فتح أقسام و شعب جديدة بالتنسيق مع الاقسام العلمية
- وضع الكشوف الدورية بالمراجع و الدوريات و البرامج العلمية المطلوبة و كل ما تحتاجه العملية التعليمية بالأقسام العلمية وتحديثها .
- تقديم مقترحات الخطط الدراسية و مفردات المقررات الدراسية وتطويرها .
- الاشراف على النشاطات العلمية والبحثية لأعضاء هيئة التدريس بالأقسام و تلقي تقارير نشاطاتهم العلمية و البحثية .
- الاشراف على اعداد الخطط الدراسية للأقسام وتوصيف المقررات وتقارير المقررات
- الاشراف على الملفات العلمية و الفنية لأعضاء هيئة التدريس ومتابعة اجراءاتهم المالية والادارية وفق اللوائح والقوانين وادلة الاجراءات ذات العلاقة .
- المشاركة في وضع الجداول الدراسية بالتنسيق مع التقسيمات التنظيمية ذات العلاقة .
- الاشراف على وضمان احالة المستندات المتعلقة بالطلبة من نتائج امتحانات وحضور وغياب الطلبة …. الخ الي مكتب التسجيل والدراسة والامتحانات .
- الاشراف على وضمان رفع تقارير عن سير العملية التعليمية والتدريبية واحتياجاتها ومتطلباتها .
- تلقى الشكاوي فيما يتعلق بأداء الاقسام العلمية واعضاء هيئة التدريس والتحقق منها ومتابعتها مع التقسيمات التنظيمية ذات العلاقة .
- الاشراف على مشاريع التخرج وتكليف مشرفي المشاريع واقتراح تشكيل لجان المناقشة لمشاريع التخرج .
- تنظيم العلاقات بين المكتب وباقي التقسيمات التنظيمية وآليات التخاطب حسب الهرم الوظيفي.
- حل كافة المشاكل الإدارية للمكتب واتخاذ ما يلزم بشأنها ورفع تقارير عنها الي التقسيمات التنظيمية ذات العلاقة .
- متابعة وتقييم عمل العاملين بالمكتب وتحديد الاحتياجات التدريبية لهم وفق اللوائح والقوانين وادلة الاجراءات ذات العلاقة .
- رفع التقارير الدورية والسنوية لمدير عام المعهد.
- المشاركة في اجتماعات مجلس المعهد و اية اجتماعات او لجان يتطلب تواجده فيها.
- اية اعمال اخرى تسند له وتدخل ضمن طبيعة اختصاصه.
مسئوليات أخرى:
- أي مهام أخرى توكل إليه من قبل مدير عام المعهد ضمن نطاق اختصاصه .
متطلبات إشغال الوظيفة:
- المؤهلات العلمية:
- الحد الأدنى للمؤهل ماجستير.
- الحد الأعلى للمؤهل دكتوراه.
- التخصص المطلوب اية تخصص علمي.
- الخبرات العملية:
- خبرة لا تقل عن سنتين في مواقع إدارية عليا في مجال الشؤون العلمية.
- خبرة لا تقل عن سنتين كعضو هيئة تدريس.
- القدرات والمهارات المهنية:
- القدرة على وضع الخطط .
- معرفة ممتازة بالقوانين المنظمة للدراسة بالتعليم العالي .
- قدرات إدارية وقيادية وتنظيمية عالية.
- القدرة على اتخاذ القرارات.
- معرفة ممتازة بمعايير الجودة الخاصة بالشأن العلمي المحلية والدولية .
- القدرات والمهارات الشخصية :
- قوة الشخصية.
- تحمل ضغط العمل.
- مهارات عالية في الاتصال وفن التفاوض.