المسمى الوظيفي: مدير مكتب المعلومات والتوثيق
المكتب : المعلومات والتوثيق
الرئيس المباشر: مدير عام المعهد
الرئيس الاعلى: مدير عام المعهد
مسمى الوظائف التي يشرف عليها:
- مساعد مدير مكتب المعلومات والتوثيق
- رئيس وموظفي قسم المكتبات .
- رئيس وموظفي قسم المحفوظات .
- رئيس وموظفي قسم تقنية المعلومات .
ملخص الوظيفة:
التخطيط والتنظيم والقيادة والرقابة على كافة أنشطة مكتب المعلومات والتوثيق بأمثل الطرق وأقل التكاليف بكفاءة وفعالية وضمان تنفيذ اختصاصات المكتب المنصوص عليها في القرارات والقوانين ذات العلاقة .
مهام الوظيفة:
- التخطيط لتنفيذ جميع اختصاصات المكتب الواردة في اللوائح والقوانين ذات العلاقة .
- تنظيم سير العمل بالمكتب وتوزيع المهام على العاملين بالمكتب وفق الوصف الوظيفي المعتمد.
- مراقبة سير العمل بالمكتب والتأكد من تنفيذ كل مسئوليات وواجبات المكتب الواردة في اللوائح والقوانين ذات العلاقة.
- الاشراف على تنفيذ ادلة الاجراءات الخاصة بالمكتب ورفع الاقتراحات بخصوص ادلة الاجراءات وتطويرها .
- الاشراف على وضمان إعداد قواعد للبيانات العلمية والادارية بالمعهد .
- الاشراف على المنظومات الالكترونية بالمعهد و متابعتها وتطويرها .
- الاشراف على وتنظيم استعمال اجهزة تقنية المعلومات من اجهزة حاسوب وانترنت وفاكس وطابعات وغيرها ومتابعة استخدامها وصيانتها .
- الاشراف على موقع المعهد على شبكة المعلومات الدولية و متابعته .
- الاشراف على مكتبة المعهد وتزويدها بالكتب و الإصدارات الحديثة و الدوريات و تقديم المقترحات لجعل مكتبة المعهد تواكب التطوير العلمي للمكتبات سواء من حيث التزويد و الفهرسة و الاعارة .
- الاشراف على المكتبة الالكترونية و متابعة تزويدها بالبرمجيات الحديثة بالتنسيق مع المكاتب و الاقسام العلمية و مراكز البحث و التطوير .
- الاشراف على وضمان حفظ ملفات المعهد بعد نهاية حفظها في التقسيمات التنظيمية ذات العلاقة وتصنيفها وارشفتها والحفاظ عليها وتزويد التقسيمات التنظيمية باي مستند منها عند الطلب .
- تنظيم العلاقات بين المكتب وباقي التقسيمات التنظيمية وآليات التخاطب حسب الهرم الوظيفي.
- حل كافة المشاكل الإدارية للمكتب واتخاذ ما يلزم بشأنها ورفع تقارير عنها الي التقسيمات التنظيمية ذات العلاقة .
- متابعة وتقييم عمل العاملين بالمكتب وتحديد الاحتياجات التدريبية لهم وفق اللوائح والقوانين وادلة الاجراءات ذات العلاقة .
- رفع التقارير الدورية والسنوية لمدير عام المعهد.
- المشاركة في اجتماعات مجلس المعهد و اية اجتماعات او لجان يتطلب تواجده فيها.
- اية اعمال اخرى تسند له وتدخل ضمن طبيعة اختصاصه.
مسئوليات أخرى:
- أي مهام أخرى توكل إليه من قبل مدير عام المعهد ضمن نطاق اختصاصه .
متطلبات إشغال الوظيفة:
- المؤهلات العلمية:
- الحد الأدنى للمؤهل دبلوم متوسط.
- الحد الأعلى للمؤهل بكالوريوس او ليسانس.
- التخصص المطلوب تقنية معلومات او حاسوب أو اي تخصص اخر.
- الخبرات العملية:
- خبرة لا تقل عن سنة في مواقع إدارية في تقنية المعلومات والتوثيق .
- القدرات والمهارات المهنية:
- القدرة على وضع الخطط .
- معرفة ممتازة بالقوانين واللوائح ومعايير التوثيق والحفظ والارشفة .
- قدرات إدارية وقيادية وتنظيمية عالية.
- القدرة على اتخاذ القرارات.
- مهارات جيدة في اعداد وبرمجة قواعد البيانات .
- مهارات جيدة بأجهزة تقنية المعلومات وبرمجتها وصيانتها .
- القدرات والمهارات الشخصية:
- قوة الشخصية.
- تحمل ضغط العمل.
- مهارات عالية في الاتصال وفن التفاوض.