loading

مكتب المعلومات والتوثيق

المسمى الوظيفي: مدير مكتب  المعلومات والتوثيق

المكتب :     المعلومات والتوثيق

الرئيس المباشر:  مدير عام المعهد

الرئيس الاعلى:  مدير عام المعهد


مسمى الوظائف التي يشرف عليها:

  • مساعد مدير مكتب المعلومات والتوثيق
  • رئيس وموظفي قسم المكتبات .
  • رئيس وموظفي قسم المحفوظات .
  • رئيس وموظفي قسم تقنية المعلومات .

ملخص الوظيفة:

التخطيط والتنظيم والقيادة والرقابة على كافة أنشطة مكتب المعلومات والتوثيق  بأمثل الطرق وأقل التكاليف بكفاءة وفعالية وضمان تنفيذ اختصاصات المكتب المنصوص عليها في القرارات والقوانين ذات العلاقة .

مهام الوظيفة:

  1. التخطيط لتنفيذ جميع اختصاصات المكتب الواردة في اللوائح والقوانين ذات العلاقة .
  2. تنظيم سير العمل بالمكتب وتوزيع المهام على العاملين بالمكتب وفق الوصف الوظيفي المعتمد.
  3. مراقبة سير العمل بالمكتب والتأكد من تنفيذ كل مسئوليات وواجبات المكتب الواردة في اللوائح والقوانين ذات العلاقة.
  4. الاشراف على تنفيذ ادلة الاجراءات الخاصة بالمكتب ورفع الاقتراحات بخصوص ادلة الاجراءات وتطويرها .
  5. الاشراف على وضمان إعداد قواعد للبيانات العلمية والادارية بالمعهد .
  6. الاشراف على المنظومات الالكترونية بالمعهد و متابعتها وتطويرها .
  7. الاشراف على وتنظيم استعمال اجهزة تقنية المعلومات من اجهزة حاسوب وانترنت وفاكس وطابعات وغيرها ومتابعة استخدامها وصيانتها .
  8. الاشراف على موقع المعهد على شبكة المعلومات الدولية و متابعته .
  9. الاشراف على مكتبة المعهد وتزويدها بالكتب و الإصدارات الحديثة و الدوريات و تقديم المقترحات لجعل مكتبة المعهد تواكب التطوير العلمي للمكتبات سواء من حيث التزويد و الفهرسة و الاعارة .
  10. الاشراف على المكتبة الالكترونية و متابعة تزويدها بالبرمجيات الحديثة بالتنسيق مع المكاتب و الاقسام العلمية و مراكز البحث و التطوير .
  11. الاشراف على وضمان حفظ ملفات المعهد بعد نهاية حفظها في التقسيمات التنظيمية ذات العلاقة وتصنيفها وارشفتها والحفاظ عليها وتزويد التقسيمات التنظيمية باي مستند منها عند الطلب .
  12. تنظيم العلاقات بين المكتب وباقي التقسيمات التنظيمية وآليات التخاطب حسب الهرم الوظيفي.
  13. حل كافة المشاكل الإدارية للمكتب واتخاذ ما يلزم بشأنها ورفع تقارير عنها الي التقسيمات التنظيمية ذات العلاقة .
  14. متابعة وتقييم عمل العاملين بالمكتب وتحديد الاحتياجات التدريبية لهم وفق اللوائح والقوانين وادلة الاجراءات ذات العلاقة .
  15. رفع التقارير الدورية والسنوية لمدير عام المعهد.
  16. المشاركة في اجتماعات مجلس المعهد و اية اجتماعات او لجان يتطلب تواجده فيها.
  17. اية اعمال اخرى تسند له وتدخل ضمن طبيعة اختصاصه.

مسئوليات أخرى:

  1. أي مهام أخرى توكل إليه من قبل مدير عام المعهد ضمن نطاق اختصاصه .

متطلبات إشغال الوظيفة:

  • المؤهلات العلمية:
    • الحد الأدنى للمؤهل دبلوم متوسط.
    • الحد الأعلى للمؤهل بكالوريوس او ليسانس.
    • التخصص المطلوب تقنية معلومات او حاسوب أو اي تخصص اخر.
  • الخبرات العملية:
    • خبرة لا تقل عن سنة في مواقع إدارية في تقنية المعلومات والتوثيق  .
  • القدرات والمهارات المهنية:
    • القدرة على وضع الخطط .
    • معرفة ممتازة بالقوانين واللوائح ومعايير التوثيق والحفظ والارشفة .
    • قدرات إدارية وقيادية وتنظيمية عالية.
    • القدرة على اتخاذ القرارات.
    • مهارات جيدة في اعداد وبرمجة قواعد البيانات .
    • مهارات جيدة بأجهزة تقنية المعلومات وبرمجتها وصيانتها .
  • القدرات والمهارات الشخصية:
    • قوة الشخصية.
    • تحمل ضغط العمل.
    • مهارات عالية في الاتصال وفن التفاوض.