المسمى الوظيفي: مدير مكتب شؤون ادارة المعهد
المكتب : شؤون ادارة المعهد
الرئيس المباشر: مدير عام المعهد
الرئيس الاعلى: مدير عام المعهد
مسمى الوظائف التي يشرف عليها:
- مساعد مدير مكتب شؤون ادارة المعهد
- سكرتير مدير عام المعهد
ملخص الوظيفة:
- التخطيط والتنظيم والقيادة والرقابة على كافة أنشطة مكتب شؤون ادارة المعهد بأمثل الطرق وأقل التكاليف بكفاءة وفعالية وضمان تنفيذ اختصاصات المكتب المنصوص عليها في القرارات والقوانين ذات العلاقة .
مهام الوظيفة:
- التخطيط لتنفيذ جميع اختصاصات المكتب الواردة في اللوائح والقوانين ذات العلاقة .
- تنظيم سير العمل بالمكتب وتوزيع المهام على العاملين بالمكتب وفق الوصف الوظيفي المعتمد.
- مراقبة سير العمل بالمكتب والتأكد من تنفيذ كل مسئوليات وواجبات المكتب الواردة في اللوائح والقوانين ذات العلاقة.
- الاشراف على تنفيذ ادلة الاجراءات الخاصة بالمكتب ورفع الاقتراحات بخصوص ادلة الاجراءات وتطويرها .
- حضور الاجتماعات التي يرأسها مدير عام المعهد ومباشرة مهمة المقرر لتلك الاجتماعات في حالة عدم وجود مقرر لها .
- مراجعة والاشراف على الخطة اليومية والشهرية لنشاطات مدير عام المعهد من اجتماعات ولقاءات وغيرها ومناقشتها مع مدير عام المعهد .
- مراجعة البريد الوارد لمدير عام المعهد وعرضه على مدير عام المعهد .
- الاشراف على ومتابعة ما يصدر عن مدير عام المعهد من قرارات تعليمات واجراءات واحالات والتأكد من اتخاذ الاجراءات التنفيذية لها .
- الاشراف على الية اصدار قرارات ومخاطبات مدير عام المعهد من صياغتها الي اعدادها الي طباعتها بالتنسيق مع التقسيمات التنظيمية ذات العلاقة .
- الاشراف على ومتابعة التقارير الدورية والطارئة المطلوبة من التقسيمات التنظيمية المختلفة بالمعهد واستلامها وتصنيفها وعرضها على مدير عام المعهد .
- الاشراف على العاملين بالمكتب واعتماد اجراءاتهم الادارية المختلفة من اجازات وطلبات ونماذج …. الخ .
- متابعة وتقييم عمل العاملين بالمكتب وتحديد الاحتياجات التدريبية لهم وفق اللوائح والقوانين وادلة الاجراءات ذات العلاقة .
- ترأس الاجتماعات الدورية والطارئة في المكتب.
- تنظيم العلاقات بين المكتب وباقي التقسيمات التنظيمية وآليات التخاطب حسب الهرم الوظيفي.
- حل كافة المشاكل الإدارية للمكتب واتخاذ ما يلزم بشانها ورفع تقارير عنها الي التقسيمات التنظيمية ذات العلاقة .
- رفع التقارير الدورية والسنوية لمدير عام المعهد.
- . المشاركة في اجتماعات مجلس المعهد و اية اجتماعات او لجان يتطلب تواجده فيها.
- اية اعمال اخرى تسند له وتدخل ضمن طبيعة اختصاصه.
مسئوليات أخرى:
- أي مهام أخرى توكل إليه من قبل مدير عام المعهد ضمن نطاق اختصاصه .
متطلبات إشغال الوظيفة:
- المؤهلات العلمية:
- الحد الأدنى للمؤهل دبلوم متوسط
- الحد الأعلى للمؤهل بكالوريوس او ليسانس
- التخصص المطلوب ادارة أو اية تخصص اخر
- الخبرات العملية:
- خبرة لا تقل عن سنتين في مواقع إدارية .
- القدرات والمهارات المهنية:
- القدرة على وضع الخطط .
- مهارات عالية في مجال الادارة والتنظيم والتخطيط والقيادة
- قدرات إدارية وقيادية وتنظيمية عالية.
- القدرة على اتخاذ القرارات.
- القدرات والمهارات الشخصية:
- قدرات عالية في التعامل مع الاخرين
- القدرة على كتم الاسرار والاحتفاظ بها
- قوة الشخصية.
- تحمل ضغط العمل.
- مهارات عالية في الاتصال وفن التفاوض.